Voor zzp'ers · Planning · Bouw en klussen
Planning automatiseren van aanvraag tot factuur
Eén regel per klus, van aanvraag tot factuur, plus de afspraak in je agenda. Die werkadministratie houd je zelf bij.
Planning automatiseren voor een zzp'er in de bouw is één regel per klus in de werkadministratie, van aanvraag tot factuur, met de afspraak in je agenda. Die lijst houd je zelf bij.
Bijgewerkt op .
Meer in Planning automatiseren zzp. Zie ook Btw verleggen in de bouw. De gids hoort bij het AI Admin Starterpakket.
Probleem
Ondernemersplein schrijft in het stappenplan voor zzp'ers in de bouw dat je naast een financiële administratie een werkadministratie bijhoudt. Daarin stel je offertes op, maak je berekeningen, registreer je werk, factureer je en plan je bijvoorbeeld afspraken. Je kunt Excel of een online systeem gebruiken. Er bestaan pakketten voor de bouw. De werkadministratie kun je over het algemeen niet door iemand laten doen; je moet die zelf bijhouden. De pagina noemt als voorbeelden van het beroep aannemer, stukadoor en schilder.
Oplossing
Elke aanvraag krijgt één regel: klant, plaats, wat er gevraagd is, status (aangevraagd, offerte, gepland, gedaan, gefactureerd) en de datum met reistijd. Een agenda blokt de klus en de reis. Een assistent kan uit je notitie een conceptregel en een conceptbevestiging maken. Jij zet de status om en stuurt de bevestiging. De lijst blijft van jou.
Aanpak
- Maak een lijst met de statussen van aanvraag tot factuur.
- Blok in de agenda de werktijd en de reis, niet alleen het uur op de klus.
- Stuur een korte bevestiging met datum, adres en wat je komt doen. Dat is dezelfde soort mail als in de use case over klantmail.
- Werk de status bij als de klus klaar is, en maak dan de factuur vanuit de afgesproken offerte.
- Houd de lijst zelf bij. Ondernemersplein schrijft dat je de werkadministratie over het algemeen niet uitbesteedt.
Tools
Ondernemersplein noemt Excel voor de werkadministratie. Google Sheets is een gratis spreadsheet met dezelfde rol: één regel per klus.
Gratis met een Google-account. Elke klus wordt een blok met plaats en reistijd, gekoppeld aan het regelnummer in je lijst.
Bronnen
Vragen
Wat hoort er in de werkadministratie van een klus?
Ondernemersplein noemt in het stappenplan voor zzp in de bouw de werkadministratie: offertes, werk, afspraken en facturen. Die lijst houd je zelf bij. Deze use case zet daar één regel per klus voor klaar.
Neemt de planning ook veiligheid en kwaliteitsborging over?
Nee. Arboregels, valbeveiliging en de Wet kwaliteitsborging staan in hetzelfde stappenplan en blijven jouw verantwoordelijkheid. De automatisering gaat over de lijst en de agenda.