# AI voor ZZP

> Nederlandse directory met automatisering voor zzp'ers: offertes, facturen, bonnetjes, uren, klantmail, planning en btw. Inclusief bouw en klussen.

Bijgewerkt op 13 oktober 2026.

Dit bestand is de volledige, citeerbare tekst van de directory. Een tijdsbesparing staat er alleen als een bron een getal noemt. Er staan geen reviews en geen prijzen in. Dit is geen fiscaal of juridisch advies.

Contact voor de wachtlijst, de intake en sponsoring: aivoorzzp@mail.grokbot.com. Er is geen betaallink.

Kort overzicht: https://aivoorzzp.nl/llms.txt

## Site

Vraag: Voor wie is AI voor ZZP?
Antwoord: Voor zzp'ers en eenmanszaken in Nederland die de administratie naast het vak doen, inclusief bouw en klussen. De use cases gaan over offertes, facturen, bonnetjes, uren, klantmail, planning en btw.

Vraag: Wat staat er in een use case?
Antwoord: Het probleem volgens een bron, een manier om het voor te bereiden met een tool, de stappen, en de link naar die bron. Een tijdsbesparing staat er alleen als de bron een getal noemt. Reviews staan hier niet.

Vraag: Is dit fiscaal of juridisch advies?
Antwoord: Nee. De teksten zijn een leeswijzer bij pagina's van de Belastingdienst, KVK en Ondernemersplein. De bronpagina gaat voor. Jij blijft verantwoordelijk voor je factuur, je aangifte en wat je een klant stuurt.

Vraag: Kost het starterpakket geld?
Antwoord: Nog niet. Het AI Admin Starterpakket is binnenkort. De wachtlijst vraagt geen betaling en er staat geen betaallink op de site.

Vraag: Wat zit er in het AI Admin Starterpakket?
Antwoord: Drie gidsen die de use cases op deze site volgen: offerte automatiseren, een factuur-herinnering voorbereiden, en bonnetjes scannen. De bijbehorende sjablonen voor n8n en Make staan er nog niet. Daarom is het pakket binnenkort.

Vraag: Moet je nu betalen voor het starterpakket?
Antwoord: Nee. Je meldt interesse op de wachtlijst. Er wordt niets afgeschreven. Er staat geen prijs en geen betaallink op de site.

Vraag: Vervangt het starterpakket een boekhouder?
Antwoord: Nee. Je houdt zelf de controle over prijs, btw en verzenden. De gids is geen fiscaal of juridisch advies.

Vraag: Hoe zeg je de wachtlijst weer op?
Antwoord: Reply op de mail zodra je er een ontvangt. Tot die mail er is, gaat je bericht via het formulier of via je eigen mailprogramma naar aivoorzzp@mail.grokbot.com.

Vraag: Wat bouwt Lionheart?
Antwoord: Een use case uit deze directory voor jouw situatie: het sjabloon, de checklist en de koppeling met je agenda, factuurprogramma of mailbox. Jij houdt de controle over verzenden.

Vraag: Is het intakeformulier een opdracht?
Antwoord: Nee. Het formulier is geen contract en geen betaling. Op de site staat geen prijs en geen betaallink. Je betaalt niets tot je later, buiten deze site, zelf een afspraak maakt.

Vraag: Wie blijft verantwoordelijk voor factuur en aangifte?
Antwoord: Jij. Lionheart zet de voorbereiding in elkaar. Wat je een klant stuurt en wat je bij de Belastingdienst indient, blijft jouw verantwoordelijkheid. Dit is geen fiscaal of juridisch advies.

Vraag: Welke sponsorpakketten zijn er?
Antwoord: Een vak op de homepage, een vermelding op één categoriepagina, of een vermelding in de nieuwsbrief zodra die verstuurd wordt. Elk pakket is gelabeld als sponsor.

Vraag: Staat er een prijs bij de pakketten?
Antwoord: Nee. Bedragen staan niet op de site. De afspraak en de factuur lopen buiten de site. Het formulier is geen bestelling.

Vraag: Is er een betaallink?
Antwoord: Nee. Er is geen betaalknop en geen winkelwagen. Je laat interesse achter. We spreken de plek daarna per mail af.

## Starterpakket

Stap-voor-stap gidsen voor offerte, factuur-herinnering en bonnetjes. Sjablonen voor n8n en Make volgen. Binnenkort, nog geen betaling.
URL: https://aivoorzzp.nl/starterpakket
Het pakket is binnenkort. De gidsen voor offerte, factuur-herinnering en bonnetjes staan al als use case op de site. De sjablonen voor n8n en Make volgen.

## Offerte automatiseren zzp

URL: https://aivoorzzp.nl/use-case/offerte-maken
Bijgewerkt op 13 oktober 2026 (2026-10-13).
Categorie: Offertes. Sector: Alle zzp'ers.

Definitie: Offerte automatiseren als zzp'er is een conceptofferte langs de punten van Ondernemersplein, waarin jij prijs, btw en voorwaarden zelf invult en zelf verstuurt.

Een conceptofferte langs de punten van Ondernemersplein. Prijs, btw en voorwaarden vul je zelf in.

Probleem:
Ondernemersplein beschrijft een offerte als een voorstel, nog geen opdracht. Je legt daarin vast wat je aanbiedt en onder welke voorwaarden, zodat er minder misverstanden ontstaan. Het stappenplan noemt onder meer je bedrijfsgegevens, de gegevens van de klant, de datum, een offertenummer, een samenvatting van het werk, je tarief of projectprijs, de geldigheidsduur, eventuele afspraken over een aanbetaling en een verwijzing naar je algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, wel verstandig volgens die pagina. Verkoop je een product aan een consument, dan mag de aanbetaling volgens Ondernemersplein maximaal 50% van het aankoopbedrag zijn. Voor betalingen tussen bedrijven noemt de pagina geen maximum.

Oplossing:
Je schrijft de klus eerst in gewone zinnen: wat de klant wil, wat je wel en niet doet, en je eigen prijs. Een assistent — een chatbot die je zelf kiest, of het offertesjabloon in je factuurprogramma — zet die notities in de volgorde van het stappenplan. Tarief, btw en voorwaarden komen van jou, niet uit een modeltekst. Je stuurt de prijsopgave als pdf, met een korte mail waarin staat dat je voorwaarden meegaan. Akkoord vraag je schriftelijk. KVK raadt aan zelf contact op te nemen als je niets hoort.

Aanpak:
1. Schrijf op wat de klant wil voordat je een prijs noemt. Daar begint het stappenplan van Ondernemersplein.
2. Zet het aanbod in een vast sjabloon met de punten uit dat stappenplan. Een assistent herschrijft alleen de omschrijving vanuit jouw notities.
3. Vul prijs, geldigheid, aanbetaling en de verwijzing naar je eigen algemene voorwaarden zelf in. KVK schrijft dat je voorwaarden van een ander bedrijf niet kopieert: daar kan auteursrecht op zitten, en ze sluiten vaak niet op jouw werk.
4. Verstuur een pdf plus een korte begeleidende mail. Ondernemersplein adviseert de prijsopgave als pdf, zodat de opmaak blijft staan.
5. Plan een opvolgmoment. KVK raadt aan zelf te bellen of te mailen als de klant niets laat horen.

Tools:
- jortt Starter (gratis optie): https://www.jortt.nl/prijs/ — Volgens de prijspagina van jortt maak en verstuur je in Starter onbeperkt offertes, zonder tijdslimiet en zonder creditcard. Boekhouding, bankkoppeling en btw-aangifte zitten niet in dit pakket.
- KVK Rekentool uurtarief (gratis optie): https://www.kvk.nl/geldzaken/uurtarief-bepalen/ — KVK beschrijft een rekentool waarmee je een uurtarief schat uit bedrijfskosten, gewenst netto-inkomen, belasting en declarabele uren. Gebruik die schatting voordat het tarief in de offerte staat.
- Spreadsheet (gratis optie): https://workspace.google.com/intl/nl/products/sheets/ — Een sjabloon in Google Sheets of Excel is genoeg voor de tekst en de checklist. Ondernemersplein noemt Excel als optie voor de werkadministratie van een klusbedrijf.

Tijdsbesparing: geen getal, omdat de bronnen geen getal noemen.

Bronnen:
- Stappenplan offerte maken (Ondernemersplein): https://ondernemersplein.overheid.nl/bedrijfsvoering/administratie/stappenplan-offerte-maken/
- Nieuwe klant? Zo maak je een goede offerte: 9 tips (KVK): https://www.kvk.nl/marketing/een-winnende-offerte-maken-9-tips/
- Hoe je algemene voorwaarden maakt (KVK): https://www.kvk.nl/wetten-en-regels/hoe-je-algemene-voorwaarden-maakt/

Let op:
Een geaccepteerde offerte kan een overeenkomst zijn. Ondernemersplein schrijft dat de offerte juridisch een bindend contract is zodra de opdrachtgever haar ondertekend terugstuurt. Dit is geen juridisch advies. Controleer de aanbetalingsregel op de bronpagina voordat je een percentage in je sjabloon zet.

Vraag: Is een offerte verplicht voor een zzp'er?
Antwoord: Nee. Ondernemersplein beschrijft een offerte als een voorstel, nog geen opdracht. Je spreekt wel af wat je levert en voor welke prijs. Een geaccepteerde offerte kan een overeenkomst worden zodra de opdrachtgever haar ondertekend terugstuurt.

Vraag: Hoe automatiseer je een offerte zonder een verzonnen prijs?
Antwoord: Je legt de klantnotities in een sjabloon met de punten van Ondernemersplein: wat je levert, de prijs, de voorwaarden en hoe lang het voorstel geldig is. De tool zet de structuur klaar. Jij vult prijs en voorwaarden in en verstuurt zelf.

## Facturen automatisch versturen

URL: https://aivoorzzp.nl/use-case/factuur-maken
Bijgewerkt op 13 oktober 2026 (2026-10-13).
Categorie: Factureren. Sector: Alle zzp'ers.

Definitie: Facturen automatisch versturen betekent hier een sjabloon dat de factuurgegevens van de Belastingdienst klaarzet. Jij controleert nummer, bedrag en btw-tarief en verstuurt zelf.

Van geaccepteerde offerte naar een factuur met de gegevens die de Belastingdienst noemt, en een nummer dat één keer voorkomt.

Probleem:
De Belastingdienst schrijft voor welke gegevens op een factuur staan als je verplicht bent te factureren. Daarbij horen je naam en die van de afnemer, de volledige adressen, je btw-identificatienummer, je KVK-nummer als je ingeschreven staat, de factuurdatum, een factuurnummer dat één keer voorkomt, wat je leverde en in welke omvang, de leverdatum of de datum van een vooruitbetaling, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Ondernemersplein voegt toe dat je facturen opeenvolgend nummert en de factuur uiterlijk stuurt op de 15e dag van de maand na de maand van levering. KVK schrijft dat de hoogte van de factuur geen verrassing hoort te zijn als er eerst een offerte was, en dat de kans dat een klant vergeet te betalen groter wordt naarmate je langer wacht met factureren.

Oplossing:
Na akkoord op de offerte maak je de factuur vanuit die afspraken. Een factuurprogramma geeft het volgende nummer in de reeks. Een checklist naast het scherm loopt de punten van de Belastingdienst langs. Jij controleert tarief en bedrag en verstuurt zelf. KVK merkt op dat een vaste opmaak je later tijd scheelt; die pagina noemt daar geen aantal uren bij, dus deze use case ook niet. De factuur bewaar je in de vorm waarin je hem verstuurde.

Aanpak:
1. Start vanuit de geaccepteerde offerte, zodat omschrijving en prijs overeenkomen met wat je afsprak.
2. Laat het programma het volgende factuurnummer kiezen. Ondernemersplein schrijft dat je een slecht genummerde factuur herstelt, omdat je klant anders geen recht heeft op aftrek van btw.
3. Loop de factuureisen van de Belastingdienst na. Bij een factuur van € 100 of lager inclusief btw gelden soms minder gegevens; bij zaken met het buitenland juist meer. Dat staat op dezelfde pagina.
4. Zet de betaaltermijn op de factuur, dezelfde als in je offerte en je voorwaarden. Dat adviseert KVK.
5. Verstuur uiterlijk op de 15e van de maand na levering. KVK raadt aan nog sneller te sturen, direct na het werk.

Tools:
- jortt Starter (gratis optie): https://www.jortt.nl/factuur-maken/ — Jortt schrijft dat facturen maken en versturen in Starter onbeperkt gratis is, ook via Peppol, met een maximum van 10 facturen per uur. Een betaallink via iDEAL of Wero kost volgens die pagina in Starter 60 cent exclusief btw per geslaagde betaling, bovenop de kosten van Mollie. De QR-code kost niets. Boekhouding zit niet in Starter.
- Checklist factuureisen (gratis optie): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/ — De pagina van de Belastingdienst is de checklist. Leg haar naast elke nieuwe factuur tot de punten in je sjabloon staan.

Tijdsbesparing: geen getal, omdat de bronnen geen getal noemen.

Bronnen:
- Aan welke eisen moeten facturen voldoen voor uw btw-administratie? (Belastingdienst): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/
- Facturen maken en sturen (Ondernemersplein): https://ondernemersplein.overheid.nl/wetten-en-regels/facturen-maken-en-versturen/
- Een factuur maken in 4 stappen (KVK): https://www.kvk.nl/starten/een-factuur-maken-in-4-stappen/

Let op:
Gebruik je de kleineondernemersregeling, dan wijkt de factuur af. KVK beschrijft dat op de factuurpagina. Dit is geen fiscaal advies. De site verstuurt geen facturen.

Vraag: Wat moet er op een factuur van een zzp'er staan?
Antwoord: De Belastingdienst noemt onder meer je btw-identificatienummer, kvk-nummer, factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, de afnemer, wat je levert, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.

Vraag: Mag een tool de factuur zelf de deur uit doen?
Antwoord: Op deze site niet als laatste stap. Een sjabloon of boekhoudpakket zet de verplichte regels klaar. Jij controleert nummer, bedrag en tarief vóór verzending. De Belastingdienst waarschuwt dat een foute of ontbrekende factuur kan leiden tot een boete.

## Betalingsherinnering automatisch sturen

URL: https://aivoorzzp.nl/use-case/betalingsherinnering
Bijgewerkt op 13 oktober 2026 (2026-10-13).
Categorie: Factureren. Sector: Alle zzp'ers.

Definitie: Een betalingsherinnering automatisch sturen betekent hier een conceptherinnering op de dag na de afgesproken betaaltermijn. Jij controleert of er betaald is en verstuurt zelf.

Een conceptherinnering op de dag na de betaaltermijn. Jij verstuurt hem. Incassokosten gaan er niet automatisch op.

Probleem:
KVK schrijft dat klanten niet altijd op tijd betalen en dat je daardoor zelf in de problemen kunt komen. De stappen die KVK noemt: spreek de termijn vooraf af, factureer snel, en neem contact op als de termijn verstrijkt. Betaalt de klant dan niet binnen een paar dagen, stuur een betalingsherinnering. Ondernemersplein maakt een onderscheid. Is de klant een consument, dan ben je verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen. Een betalingsherinnering telt als die aanmaning. Is de klant een bedrijf, dan is die kosteloze aanmaning niet verplicht en kun je de incassoprocedure uit je voorwaarden volgen. Bellen lukt niet altijd, schrijft Ondernemersplein, bijvoorbeeld zonder telefoonnummer of als bellen te veel tijd kost. Dan kun je een brief of e-mail sturen. Gesprekken noteer je.

Oplossing:
Je agenda of factuurprogramma zet op de dag na de betaaltermijn een seintje naar jou, niet naar de klant. Een sjabloon maakt een korte herinnering: factuurnummer, bedrag, oorspronkelijke datum, en het verzoek alsnog te betalen, zonder nieuwe kosten. Jij leest de tekst en verstuurt. Bij een consument is dit de kosteloze stap. Incassokosten of wettelijke rente zet je er pas op nadat je de pagina van Ondernemersplein en je eigen voorwaarden hebt gevolgd.

Aanpak:
1. Zet de betaaltermijn vast in offerte, voorwaarden en factuur. Dat adviseert KVK.
2. Laat een seintje naar jezelf gaan zodra de termijn voorbij is.
3. Neem eerst contact op en noteer wat de klant zegt. KVK schrijft dat een factuur soms kwijt of vergeten is.
4. Stuur daarna een herinnering zonder extra kosten. Bij een consument is die kosteloze aanmaning verplicht, schrijft Ondernemersplein.
5. Bewaar een kopie van de herinnering. Ondernemersplein raadt dat aan, ook als de klant later ontkent dat de aanmaning aankwam.

Tools:
- jortt Starter (gratis optie): https://www.jortt.nl/factuur-maken/ — Op de factuurpagina van jortt staat herinneringen versturen in het gratis pakket Starter. Jij blijft de afzender en leest de tekst voor hij weggaat.
- Google Agenda (gratis optie): https://workspace.google.com/intl/nl/products/calendar/ — Een gratis agenda met een Google-account is genoeg voor het seintje aan jezelf. De herinnering naar de klant verstuur je apart.
- n8n Community Edition (gratis optie): https://n8n.io/pricing/ — De prijspagina van n8n beschrijft een Community Edition die je zelf host; de broncode staat op GitHub. n8n Cloud is een apart product met een proefperiode. Gebruik zo'n stroom alleen om een concept of een seintje aan jezelf te maken, niet om mail te versturen zonder jouw akkoord.

Tijdsbesparing: geen getal, omdat de bronnen geen getal noemen.

Bronnen:
- Stappenplan klant betaalt factuur niet (Ondernemersplein): https://ondernemersplein.overheid.nl/geldzaken-en-belastingen/cashflow/stappenplan-klant-betaalt-factuur-niet/
- Hoe laat je je klant op tijd betalen? (KVK): https://www.kvk.nl/geldzaken/laat-je-klant-op-tijd-betalen/
- n8n Plans and Pricing (n8n): https://n8n.io/pricing/

Let op:
De regels voor incassokosten en wettelijke rente staan op de pagina van Ondernemersplein. Zet die bedragen niet in een automatische mail. Ondernemersplein beschrijft ook dat je btw over een oninbare factuur kunt terugvragen; de uitleg daarvoor staat op Belastingdienst.nl, niet in dit sjabloon. Dit is geen juridisch advies.

Vraag: Wanneer mag je een betalingsherinnering sturen?
Antwoord: Ondernemersplein zegt dat je zelf afspreekt binnen welke termijn betaald wordt. Stuur je een factuur zonder termijn, dan geldt voor een zakelijke klant 30 dagen. De stappen bij een factuur die open blijft staan op die pagina.

Vraag: Zet je incassokosten automatisch in de mail?
Antwoord: Nee. De regels voor incassokosten en wettelijke rente staan bij Ondernemersplein. Die bedragen horen niet in een automatische mail. De workflow maakt een concept; jij beslist of je hem verstuurt.

## Bonnetjes scannen zzp

URL: https://aivoorzzp.nl/use-case/bonnetjes-bewaren
Bijgewerkt op 13 oktober 2026 (2026-10-13).
Categorie: Administratie. Sector: Alle zzp'ers.

Definitie: Bonnetjes scannen als zzp'er is een leesbare foto van de bon in je administratie, op de dag van de uitgave, onder de voorwaarden die de Belastingdienst aan een digitale administratie stelt.

Een leesbare foto en één regel in je administratie, op de dag van de uitgave. Scannen mag onder de voorwaarden van de Belastingdienst.

Probleem:
De Belastingdienst schrijft dat je alle facturen die je verstuurt of ontvangt bewaart: 7 jaar, en facturen over onroerende zaken 10 jaar. Je mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is en de echtheidskenmerken ook worden opgeslagen. Voldoe je daaraan, dan hoef je het papieren origineel niet te bewaren. De digitale administratie moet binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn. De Belastingdienst verwijst voor de details naar de brochure 'Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht'. Ondernemersplein rekent kassabonnen en kwitanties tot de kasadministratie en schrijft dat je bij elke af- of bijschrijving de bon of factuur bewaart die daarbij hoort. Voor de btw moet uit je administratie blijken hoeveel btw je betaalt en terugvraagt, met ontvangsten per btw-tarief apart.

Oplossing:
Direct na een uitgave maak je een leesbare foto of scan. Het bestand gaat in een map per jaar en kwartaal, met datum en leverancier in de naam. In een spreadsheet komt één regel: datum, leverancier, bedrag inclusief btw, btw-bedrag, tarief en de bestandsnaam. Een assistent kan een conceptregel voorstellen uit wat jij van de bon overtypt. Jij vergelijkt die regel met de foto voordat je hem bewaart. De bon blijft het bewijs, niet de samenvatting.

Aanpak:
1. Maak de foto voordat de bon vervaagt. Bewaar het bestand. De Belastingdienst wil digitale stukken digitaal bewaard, niet alleen als afdruk.
2. Controleer of bedrag, datum, leverancier en btw leesbaar zijn. Een onleesbare scan is geen juiste en volledige weergave.
3. Noteer de regel in je overzicht. Ontvangsten en kosten met verschillende btw-tarieven houd je uit elkaar, zoals de Belastingdienst voor de btw-administratie vraagt.
4. Bewaar de map 7 jaar, of 10 jaar als het om onroerende zaken gaat. De termijnen staan op de pagina van de Belastingdienst.
5. Lees de voorwaarden, inclusief de brochure die de Belastingdienst noemt, voordat je papieren originelen weggooit.

Tools:
- Camera en een map (gratis optie): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren — De camera van je telefoon en een map op je schijf of in een clouddienst die je zelf kiest. De bronpagina beschrijft wanneer een scan het origineel mag vervangen.
- Spreadsheet (gratis optie): https://workspace.google.com/intl/nl/products/sheets/ — Google Sheets is een gratis spreadsheet. Ondernemersplein noemt Excel als manier om de financiële administratie bij te houden. Eén regel per bon, met een verwijzing naar het bestand.
- jortt over scan-en-herken: https://www.jortt.nl/vergelijken/gratis-boekhoudprogramma/ — Jortt schrijft dat Starter geen boekhouding en geen AI Scan en Herken bevat. Een scanfunctie in een boekhoudprogramma zit dus in een betaald pakket. Deze use case rekent die functie niet als gratis optie.

Tijdsbesparing: geen getal, omdat de bronnen geen getal noemen.

Bronnen:
- Uw facturen bewaren (Belastingdienst): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
- Wat administreert u voor de btw? (Belastingdienst): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/wat_administreert_u_voor_de_btw/
- Administratie bijhouden: een stappenplan (Ondernemersplein): https://ondernemersplein.overheid.nl/bedrijfsvoering/administratie/stappenplan-administratie-onderhouden/
- Zakelijke administratie bijhouden en bewaarplicht (Ondernemersplein): https://ondernemersplein.overheid.nl/wetten-en-regels/administratie-bijhouden-en-bewaren/

Let op:
Dit is geen fiscaal advies. Of jouw scan aan de voorwaarden voldoet, lees je bij de Belastingdienst. Gooi papieren bonnen niet weg alleen omdat een assistent een regel heeft ingevuld.

Vraag: Hoe lang moet een zzp'er bonnetjes bewaren?
Antwoord: De Belastingdienst zegt dat je de administratie in de basis 7 jaar bewaart. Gegevens over onroerende zaken bewaar je 10 jaar. De precieze tekst staat op de pagina over facturen bewaren.

Vraag: Mag je een bon alleen als scan bewaren?
Antwoord: De Belastingdienst accepteert een digitale administratie als die bij een controle volledig en binnen redelijke tijd te controleren is. Of jouw scan daaraan voldoet, lees je op die pagina. Gooi het papier niet weg alleen omdat er een regel in een lijst staat.

## Urenregistratie automatiseren

URL: https://aivoorzzp.nl/use-case/uren-bijhouden
Bijgewerkt op 13 oktober 2026 (2026-10-13).
Categorie: Uren. Sector: Alle zzp'ers.

Definitie: Urenregistratie automatiseren is uren vastleggen op het moment dat je ze maakt, inclusief offertes, administratie en reistijd, zodat je het urencriterium van de Belastingdienst aannemelijk maakt.

Niet alleen de uren die je factureert. De Belastingdienst telt ook offertes, administratie en je website mee, en jij maakt die tijd aannemelijk.

Probleem:
Voor een deel van de ondernemersaftrek geldt het urencriterium. De Belastingdienst schrijft dat je daar meestal aan voldoet als je aan twee voorwaarden voldoet. De eerste die op de pagina staat: je besteedt in het kalenderjaar minimaal 1.225 uren aan je onderneming. Was je in één van de vijf voorafgaande jaren geen ondernemer, dan hoef je volgens die pagina niet aan de tweede voorwaarde te voldoen. Start of stop je in de loop van het jaar, dan mag je de 1.225 uren niet herrekenen naar die kortere periode. Alle uren tellen mee, niet alleen uren die je aan klanten in rekening brengt. De Belastingdienst noemt tijd voor offertes, administratie en je zakelijke website als voorbeelden. Je moet die tijd aannemelijk maken, bijvoorbeeld met agenda, offertes, urenbriefjes en facturen. Ondernemersplein schrijft dat een urenadministratie niet verplicht is, maar dat je het urencriterium wel moet kunnen bewijzen als je bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek of startersaftrek wilt gebruiken.

Oplossing:
Aan het eind van de werkdag zet je de blokken uit je agenda in een urenlijst: datum, klant of 'eigen bedrijf', wat je deed, en de minuten. Declarabele uren en uren voor offertes of administratie staan allebei op de lijst, met een kolom die het onderscheid maakt. Een assistent kan agendatekst in regels zetten. Jij corrigeert de minuten. Het jaartotaal is een hulpmiddel bij je aangifte, niet de aangifte zelf.

Aanpak:
1. Kies één plek: een urenprogramma, je factuurprogramma, of een spreadsheet.
2. Noteer ook de uren die je niet factureert. De Belastingdienst noemt offertes, administratie en de website als voorbeelden die meetellen.
3. Bewaar de agenda, offertes en facturen waar de uren naar verwijzen. Daarmee maak je de tijd aannemelijk.
4. Tel aan het eind van het jaar. Herreken de 1.225 uren niet naar een deel van het jaar als je later startte.
5. Gebruik het overzicht bij je aangifte inkomstenbelasting. Of je aftrek krijgt, volgt uit de voorwaarden op de pagina van de Belastingdienst.

Tools:
- Clockify (gratis optie): https://clockify.me/pricing — Clockify heeft een gratis plan om uren bij te houden. Het aantal gebruikers en de extra functies staan op de prijspagina en kunnen wijzigen. Neem die pagina als bron voor de limiet, niet deze directory.
- jortt Starter (gratis optie): https://www.jortt.nl/prijs/ — Uren en projecten zitten volgens de prijspagina in het gratis pakket. De urenlijst voor het urencriterium is breder dan alleen projecturen: ook eigen tijd voor administratie hoort erop.
- Spreadsheet of agenda (gratis optie): https://workspace.google.com/intl/nl/products/calendar/ — De Belastingdienst noemt je agenda als manier om tijd aannemelijk te maken. Een spreadsheet naast die agenda maakt het jaartotaal telbaar.

Tijdsbesparing: geen getal, omdat de bronnen geen getal noemen.

Bronnen:
- Urencriterium (Belastingdienst): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/winst/inkomstenbelasting/inkomstenbelasting_voor_ondernemers/voorwaarden_urencriterium
- Administratie bijhouden: een stappenplan (Ondernemersplein): https://ondernemersplein.overheid.nl/bedrijfsvoering/administratie/stappenplan-administratie-onderhouden/

Let op:
1.225 uur is de grens die de Belastingdienst op de geciteerde pagina noemt. Op dezelfde pagina staan uitzonderingen, waaronder een verlaagd urencriterium van 800 uur en uren die meetellen bij een onderbreking door zwangerschap. Dit is geen fiscaal advies en geen belofte dat je aftrek krijgt.

Vraag: Waarom uren bijhouden als zzp'er, ook zonder factuur?
Antwoord: Voor het urencriterium moet je aannemelijk maken dat je minstens 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming besteedt. De Belastingdienst noemt ook offertes, administratie en je website. Op dezelfde pagina staan uitzonderingen, waaronder een verlaagd criterium.

Vraag: Hoe automatiseer je de urenregistratie?
Antwoord: Een agenda of urenstaat vangt de uren op het moment dat je ze maakt. Aan het eind van de week controleer je of opdracht, reistijd en administratie erin staan. De tool kan optellen. Jij houdt de onderbouwing kloppend.

## Klantmail beantwoorden als zzp

URL: https://aivoorzzp.nl/use-case/klantmail-beantwoorden
Bijgewerkt op 13 oktober 2026 (2026-10-13).
Categorie: Klantcontact. Sector: Alle zzp'ers.

Definitie: Klantmail beantwoorden als zzp'er is een conceptantwoord met een samenvatting en een volgende stap. Jij leest het en verstuurt het. De mail blijft in je administratie.

Een conceptantwoord met samenvatting en volgende stap. Jij verstuurt. De mail blijft in je administratie.

Probleem:
KVK beschrijft een korte e-mail na een kennismaking als onderdeel van klantvertrouwen: een bedankje, een samenvatting van wat je besprak, en de volgende stap. Op de pagina over werk uitbesteden schrijft KVK dat klantenservice via mail kan lopen, naast telefoon of chat, en dat je zelf kiest of je tijdens kantooruren bereikbaar bent of langer. Ondernemersplein rekent correspondentie, zoals brieven en e-mails, tot de administratie die je bewaart. De bewaartermijn voor de basisgegevens is 7 jaar.

Oplossing:
Binnenkomende klantmail blijft in één zakelijke mailbox. Een assistent maakt een concept op basis van de binnengekomen tekst en een korte instructie van jou, bijvoorbeeld: bedank, vat de klus samen, noem de volgende stap. Jij schrapt wat niet klopt en drukt zelf op verzenden. De map met verzonden mail is je archief. Zet geen bijzondere gegevens van een klant in een chatbot voordat je de voorwaarden van die dienst hebt gelezen.

Aanpak:
1. Gebruik één zakelijk adres dat ook op je site en je factuur staat.
2. Laat een concept maken vanuit de mail en je eigen notitie. KVK noemt als inhoud een bedankje, een samenvatting en de volgende stap.
3. Lees het concept. Controleer feiten, prijzen en data. Verstuur zelf.
4. Bewaar de correspondentie. Ondernemersplein noemt e-mails als onderdeel van de administratie.
5. Houd marketingmail apart van een antwoord op een vraag. KVK schrijft op de pagina over klantvertrouwen dat bellen voor marketing vanaf 1 juli 2026 toestemming vraagt.

Tools:
- Gmail (gratis optie): https://workspace.google.com/intl/nl/products/gmail/ — Een gratis mailbox met een Google-account. Bewaar een concept dat je per klant aanpast. Er gaat niets weg zonder dat jij op verzenden drukt.
- n8n Community Edition (gratis optie): https://n8n.io/pricing/ — De prijspagina van n8n beschrijft een Community Edition die je zelf host. De broncode staat op https://github.com/n8n-io/n8n. n8n Cloud is een apart product. Laat een stroom hooguit een concept in een map zetten. Automatisch verzenden hoort hier niet bij.

Tijdsbesparing: geen getal, omdat de bronnen geen getal noemen.

Bronnen:
- Klantvertrouwen krijgen: van reviews tot persoonlijk contact (KVK): https://www.kvk.nl/marketing/klantvertrouwen-krijgen-van-reviews-tot-persoonlijk-contact/
- Werk uitbesteden, welke keuzes heb je? (KVK): https://www.kvk.nl/runnen-en-groeien/werk-uitbesteden-welke-keuzes-heb-je/
- Administratie bijhouden: een stappenplan (Ondernemersplein): https://ondernemersplein.overheid.nl/bedrijfsvoering/administratie/stappenplan-administratie-onderhouden/

Let op:
Een concept is geen verzonden antwoord. KVK noemt op de pagina over klantvertrouwen ook reviews. Verzin die niet en laat ze niet door een assistent schrijven. Deze directory publiceert zelf geen reviews.

Vraag: Mag een assistent de klantmail zelf versturen?
Antwoord: Op deze site niet. Het concept volgt wat je met de klant hebt afgesproken. Jij leest het en drukt zelf op verzenden. Een concept is geen verzonden antwoord.

Vraag: Mag het concept een review of een prijs verzinnen?
Antwoord: Nee. KVK noemt reviews op de pagina over klantvertrouwen. Die verzin je niet en laat je niet schrijven. Staat de prijs niet vast, dan noem je geen bedrag. Je vraagt de ontbrekende gegevens of je verwijst naar een offerte.

## Planning automatiseren zzp

URL: https://aivoorzzp.nl/use-case/klussen-inplannen
Bijgewerkt op 13 oktober 2026 (2026-10-13).
Categorie: Planning. Sector: Bouw en klussen.

Definitie: Planning automatiseren voor een zzp'er in de bouw is één regel per klus in de werkadministratie, van aanvraag tot factuur, met de afspraak in je agenda. Die lijst houd je zelf bij.

Eén regel per klus, van aanvraag tot factuur, plus de afspraak in je agenda. Die werkadministratie houd je zelf bij.

Probleem:
Ondernemersplein schrijft in het stappenplan voor zzp'ers in de bouw dat je naast een financiële administratie een werkadministratie bijhoudt. Daarin stel je offertes op, maak je berekeningen, registreer je werk, factureer je en plan je bijvoorbeeld afspraken. Je kunt Excel of een online systeem gebruiken. Er bestaan pakketten voor de bouw. De werkadministratie kun je over het algemeen niet door iemand laten doen; je moet die zelf bijhouden. De pagina noemt als voorbeelden van het beroep aannemer, stukadoor en schilder.

Oplossing:
Elke aanvraag krijgt één regel: klant, plaats, wat er gevraagd is, status (aangevraagd, offerte, gepland, gedaan, gefactureerd) en de datum met reistijd. Een agenda blokt de klus en de reis. Een assistent kan uit je notitie een conceptregel en een conceptbevestiging maken. Jij zet de status om en stuurt de bevestiging. De lijst blijft van jou.

Aanpak:
1. Maak een lijst met de statussen van aanvraag tot factuur.
2. Blok in de agenda de werktijd en de reis, niet alleen het uur op de klus.
3. Stuur een korte bevestiging met datum, adres en wat je komt doen. Dat is dezelfde soort mail als in de use case over klantmail.
4. Werk de status bij als de klus klaar is, en maak dan de factuur vanuit de afgesproken offerte.
5. Houd de lijst zelf bij. Ondernemersplein schrijft dat je de werkadministratie over het algemeen niet uitbesteedt.

Tools:
- Spreadsheet (gratis optie): https://workspace.google.com/intl/nl/products/sheets/ — Ondernemersplein noemt Excel voor de werkadministratie. Google Sheets is een gratis spreadsheet met dezelfde rol: één regel per klus.
- Google Agenda (gratis optie): https://workspace.google.com/intl/nl/products/calendar/ — Gratis met een Google-account. Elke klus wordt een blok met plaats en reistijd, gekoppeld aan het regelnummer in je lijst.

Tijdsbesparing: geen getal, omdat de bronnen geen getal noemen.

Bronnen:
- Stappenplan starten als zzp'er in de bouw (Ondernemersplein): https://ondernemersplein.overheid.nl/bedrijf-starten/startsituaties/stappenplan-starten-als-zzper-in-de-bouw/

Let op:
Deze use case gaat over de lijst en de agenda. Arboregels, valbeveiliging en de Wet kwaliteitsborging staan in hetzelfde stappenplan en blijven jouw verantwoordelijkheid. Ondernemersplein schrijft dat er pakketten voor de bouw bestaan; we noemen er hier geen, omdat we geen actuele gratis versie op de site van een aanbieder hebben gecontroleerd.

Vraag: Wat hoort er in de werkadministratie van een klus?
Antwoord: Ondernemersplein noemt in het stappenplan voor zzp in de bouw de werkadministratie: offertes, werk, afspraken en facturen. Die lijst houd je zelf bij. Deze use case zet daar één regel per klus voor klaar.

Vraag: Neemt de planning ook veiligheid en kwaliteitsborging over?
Antwoord: Nee. Arboregels, valbeveiliging en de Wet kwaliteitsborging staan in hetzelfde stappenplan en blijven jouw verantwoordelijkheid. De automatisering gaat over de lijst en de agenda.

## Btw-aangifte voorbereiden zzp

URL: https://aivoorzzp.nl/use-case/btw-aangifte-voorbereiden
Bijgewerkt op 13 oktober 2026 (2026-10-13).
Categorie: Belasting. Sector: Alle zzp'ers.

Definitie: Btw-aangifte voorbereiden als zzp'er is totalen per tarief verzamelen uit je facturen en bonnen. Indienen doe je zelf. De voorbereiding dient geen aangifte in.

Totalen per tarief uit je facturen en bonnen. Indienen doe je zelf, ook als het bedrag nul is.

Probleem:
De Belastingdienst schrijft dat je als ondernemer voor de btw aangifte doet. Je geeft de btw aan die je aan klanten berekende, en de btw die je kunt aftrekken. De meeste ondernemers doen dat per kwartaal. Je moet ook aangifte doen als je in het tijdvak geen btw berekende of ontving. Dat heet een 0-aangifte of nihilaangifte. Doe je aangifte per kwartaal of per maand, dan is de uiterste datum de laatste dag van de maand na dat tijdvak. Doe je per jaar aangifte, dan doe je dat vóór 1 april van het volgende jaar. Je aangiftebrief noemt de datums en betalingskenmerken voor jouw situatie. Ondernemersplein beschrijft twee manieren van online aangifte: Mijn Belastingdienst Zakelijk, of eigen software die geschikt is voor Standard Business Reporting. Voor de berekening noemt Ondernemersplein het factuurstelsel en het kasstelsel. Het factuurstelsel gebruik je als je klanten vooral ondernemers zijn: je geeft de btw op die je in rekening bracht, ook als de factuur nog openstaat. Het kasstelsel is voor ondernemers die vooral aan particulieren leveren: je geeft de btw op over wat er in het tijdvak binnenkwam.

Oplossing:
Aan het eind van het tijdvak maak je uit je factuurlijst en je bonnenoverzicht de totalen: omzet per btw-tarief exclusief btw, de btw die je berekende, en de voorbelasting op kosten met een geldige factuur. Een spreadsheet telt de kolommen op. Een assistent kan de rubrieken in gewone taal naast die totalen zetten. Jij vult de aangifte in bij Mijn Belastingdienst Zakelijk of in software die SBR ondersteunt, en jij dient in. De assistent dient niets in.

Aanpak:
1. Lees in je aangiftebrief welk tijdvak voor jou geldt. De Belastingdienst stuurt die brief.
2. Tel uitgaande facturen per tarief. Kies het factuurstelsel of het kasstelsel zoals Ondernemersplein dat uitlegt voor jouw klanten.
3. Tel voorbelasting alleen waar een factuur aan de eisen voldoet en de uitgave voor belaste omzet is. De voorwaarden staan bij de Belastingdienst.
4. Dien de aangifte in vóór de datum uit je brief. Ook een nihilaangifte hoort daarbij.
5. Betaal op tijd als je moet betalen. Het betalingskenmerk staat in de brief.

Tools:
- Mijn Belastingdienst Zakelijk (gratis optie): https://ondernemersplein.overheid.nl/geldzaken-en-belastingen/omzetbelasting-btw/btw-aangifte-doen/ — Ondernemersplein noemt Mijn Belastingdienst Zakelijk als plek om online aangifte te doen. De omgeving zelf is van de Belastingdienst. Deze site logt daar niet op in.
- Spreadsheet (gratis optie): https://workspace.google.com/intl/nl/products/sheets/ — Een gratis spreadsheet met de totalen uit je facturen en bonnen, per tarief. Dat overzicht neem je mee naar de aangifte. Het overzicht is niet de aangifte.
- jortt, betaald pakket: https://www.jortt.nl/prijs/ — Jortt schrijft dat de btw-aangifte niet in het gratis Starter-pakket zit, wel vanaf het betaalde pakket. Wie wil indienen vanuit boekhoudsoftware, kiest een pakket dat SBR ondersteunt. Ondernemersplein noemt die route.

Tijdsbesparing: geen getal, omdat de bronnen geen getal noemen.

Bronnen:
- Btw-aangifte: waar moet u aan denken? (Belastingdienst): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/btw_aangifte_doen_en_betalen/btw-aangifte-waar-moet-u-aan-denken/
- Btw-aangifte doen (Ondernemersplein): https://ondernemersplein.overheid.nl/geldzaken-en-belastingen/omzetbelasting-btw/btw-aangifte-doen/
- Wat administreert u voor de btw? (Belastingdienst): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/wat_administreert_u_voor_de_btw/
- Welke btw mag u aftrekken? (Belastingdienst): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/btw_aftrekken/welke_btw_is_aftrekbaar/welke_btw_mag_u_aftrekken

Let op:
Dit is geen fiscaal advies. De site dient geen aangifte in en bewaart geen cijfers. Jij blijft verantwoordelijk voor wat je indient. Klopt een eerdere aangifte niet, lees dan op Ondernemersplein de passage over suppletie. Een assistent corrigeert die aangifte niet voor je.

Vraag: Doet een tool de btw-aangifte voor je?
Antwoord: Nee. De voorbereiding maakt een overzicht uit je administratie. Indienen doe je zelf bij de Belastingdienst, ook als het bedrag nul is. Jij blijft verantwoordelijk voor wat je indient. Dit is geen fiscaal advies.

Vraag: Wat verzamel je per tijdvak?
Antwoord: De omzet en de btw per tarief uit je facturen, en de btw op kosten die je mag aftrekken. Wat je administreert voor de btw en welke btw je mag aftrekken, staat op de pagina's van de Belastingdienst bij deze use case.

## Btw verleggen in de bouw

URL: https://aivoorzzp.nl/use-case/btw-verleggen-bouw
Bijgewerkt op 13 oktober 2026 (2026-10-13).
Categorie: Belasting. Sector: Bouw en klussen.

Definitie: Btw verleggen in de bouw betekent op de factuur zetten dat de btw is verlegd, zonder btw te rekenen, met de vermelding die de Belastingdienst noemt. Het geldt niet voor elke klus.

Voor onderaannemers in de bouw: geen btw op de factuur, wel de tekst en het btw-nummer die de Belastingdienst noemt. Het sjabloon kiest niet voor je.

Probleem:
De Belastingdienst schrijft dat bij onderaanneming in onder meer de bouw, de scheepsbouw, de schoonmaak en de groenvoorziening de btw wordt betaald door degene die de prestatie afneemt. De regeling geldt voor fysieke werkzaamheden aan onroerende zaken of schepen, zoals bouwen, slopen, aanleggen, onderhouden, herstellen en schoonmaken. Hij geldt niet voor ontwerpwerk, en niet als je het werk voor meer dan de helft in je eigen werkplaats doet. Op de factuur reken je dan geen btw. Je vermeldt 'btw verlegd' en het btw-identificatienummer van de afnemer, en de vergoeding per btw-tarief. Ondernemersplein noemt verleggen in het stappenplan voor zzp'ers in de bouw bij werk voor een andere ondernemer aan onroerende zaken. De Belastingdienst schrijft ook dat je de btw toch moet aangeven en betalen als je ten onrechte een factuur mét btw stuurde terwijl je had moeten verleggen.

Oplossing:
In je factuursjabloon voor onderaanneming staat een vraag die jij beantwoordt: is dit fysiek werk op locatie voor een andere ondernemer, en doe ik meer dan de helft niet in mijn eigen werkplaats? Alleen als jij ja invult, laat het sjabloon het btw-bedrag weg en toont het de tekst 'btw verlegd' plus een leeg veld voor het btw-nummer van de opdrachtgever. Een assistent vult dat nummer niet zelf in. Jij controleert de factuur tegen de pagina's van de Belastingdienst voordat je verstuurt. In je voorbereiding voor de aangifte komt deze omzet apart te staan. Welke rubriek dat is, lees je bij 'Hoe werkt btw verleggen?'.

Aanpak:
1. Bepaal of de verleggingsregeling voor deze klus geldt. Lees de uitzonderingen, waaronder werk in je eigen werkplaats en ontwerpwerk.
2. Vraag het btw-identificatienummer van de afnemer. Zet dat op de factuur, samen met de woorden 'btw verlegd'.
3. Reken geen btw. Vermeld de vergoeding per tarief, zoals de Belastingdienst voorschrijft.
4. Zet deze omzet apart in het overzicht waarmee je de aangifte voorbereidt.
5. Bij twijfel neem je contact op met het belastingkantoor. De Belastingdienst beschrijft dat bij een meningsverschil over de regeling.

Tools:
- Factuursjabloon (gratis optie): https://www.jortt.nl/prijs/ — Een aparte offerte- of factuurvariant in jortt Starter of in een spreadsheet, met de tekst 'btw verlegd' en een veld voor het btw-nummer van de afnemer. Het gratis pakket doet niet je aangifte.
- Pagina's van de Belastingdienst (gratis optie): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/btw_berekenen_aan_uw_klanten/waarover_btw_berekenen/verleggingsregeling/wanneer_btw_verleggen/bij_onderaanneming_en_personeel_uitlenen/ — De checklist is de officiële pagina, niet een automatische beslissing in een programma. Lees ook de uitzonderingen en de factuureisen voor verlegde btw.

Tijdsbesparing: geen getal, omdat de bronnen geen getal noemen.

Bronnen:
- Verlegging bij onderaanneming en personeel uitlenen (Belastingdienst): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/btw_berekenen_aan_uw_klanten/waarover_btw_berekenen/verleggingsregeling/wanneer_btw_verleggen/bij_onderaanneming_en_personeel_uitlenen/
- U maakt gebruik van de verleggingsregeling (Belastingdienst): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/u_maakt_gebruik_van_de_verleggingsregeling
- Hoe werkt btw verleggen? (Belastingdienst): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/btw_berekenen_aan_uw_klanten/waarover_btw_berekenen/verleggingsregeling/hoe_werkt_btw_verleggen
- Uitzonderingen onderaanneming en personeel uitlenen (Belastingdienst): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/btw_berekenen_aan_uw_klanten/waarover_btw_berekenen/verleggingsregeling/wanneer_btw_verleggen/bij_onderaanneming_en_personeel_uitlenen/uitzonderingen_onderaanneming_en_personeel_uitlenen
- Stappenplan starten als zzp'er in de bouw (Ondernemersplein): https://ondernemersplein.overheid.nl/bedrijf-starten/startsituaties/stappenplan-starten-als-zzper-in-de-bouw/

Let op:
Verleggen hangt af van de klus. Een sjabloon mag de keuze niet voor je maken. De regeling geldt ook buiten de bouw, bijvoorbeeld in de schoonmaak; lees de pagina voor jouw situatie. Dit is geen fiscaal advies.

Vraag: Wanneer verleg je de btw als onderaannemer?
Antwoord: De Belastingdienst beschrijft de verleggingsregeling bij onderaanneming en personeel uitlenen. Die geldt niet voor elke klus en niet alleen in de bouw. Je controleert of jouw werk en jouw opdrachtgever onder de regeling vallen.

Vraag: Mag een sjabloon zelf kiezen om btw te verleggen?
Antwoord: Nee. Verleggen hangt af van de klus. Het sjabloon zet de tekst en het btw-nummer klaar die de Belastingdienst noemt, nadat jij hebt gekozen. Dit is geen fiscaal advies.

## Kilometers werkbus bijhouden

URL: https://aivoorzzp.nl/use-case/kilometers-werkbus
Bijgewerkt op 13 oktober 2026 (2026-10-13).
Categorie: Administratie. Sector: Bouw en klussen.

Definitie: Kilometers van de werkbus bijhouden is een ritlijst bij een bus die voor de inkomstenbelasting privé is. Per rit noteer je datum, traject, kilometers en of de rit zakelijk of privé is.

Een ritlijst bij een bus die voor de inkomstenbelasting privé is. Het bedrag per kilometer neem je over van de bronpagina, niet uit een oud briefje.

Probleem:
Ondernemersplein schrijft in het stappenplan voor de bouw dat je een werkbus voor twee belastingen apart bekijkt: inkomstenbelasting en btw. Is de bus voor de inkomstenbelasting privé, dan trek je geen autokosten af van je omzet. Je kunt wel een bedrag per zakelijke kilometer aftrekken. Op die pagina staat daarvoor € 0,23. Is de bus van de zaak en rijd je meer dan 500 kilometer privé, dan noemt de pagina bijtelling. Voor de btw gelden andere regels op dezelfde pagina: bij privégebruik voor de btw kun je btw op onderhoud en gebruik aftrekken, alleen voor zakelijke ritten en alleen voor omzet die met btw is belast.

Oplossing:
Na elke klus noteer je één rit: datum, vertrek, aankomst, kilometers, doel, en of de rit zakelijk was. Een assistent kan uit je agenda ('schilderen, Dorpsstraat 12') een conceptregel maken. Jij vult de kilometers in. Aan het eind van het jaar tel je de zakelijke kilometers. Het bedrag per kilometer haal je van de actuele pagina van Ondernemersplein, niet uit deze use case. De € 0,23 is wat die pagina vermeldde bij controle op 13 oktober 2026.

Aanpak:
1. Bepaal eerst, met de bronpagina, of de bus voor de inkomstenbelasting privé is of van de zaak. De ritlijst hier hoort bij de privé-bus en het bedrag per zakelijke kilometer.
2. Noteer elke zakelijke rit op de dag zelf: datum, van, naar, kilometers en het doel.
3. Laat een assistent hooguit de conceptregel uit je agenda halen. De kilometerstand komt van jou.
4. Tel aan het eind van het jaar de zakelijke kilometers.
5. Kijk op de pagina van Ondernemersplein welk bedrag per kilometer daar op dat moment staat, en gebruik dat bedrag in je aangifte.

Tools:
- Spreadsheet (gratis optie): https://workspace.google.com/intl/nl/products/sheets/ — Eén regel per rit in Google Sheets of Excel. De pagina van Ondernemersplein noemt Excel al voor de administratie van een klusbedrijf.
- Google Agenda (gratis optie): https://workspace.google.com/intl/nl/products/calendar/ — De klus staat al in de agenda uit de use case over planning. De ritlijst verwijst naar die afspraak, zodat het doel van de rit terug te vinden is.

Tijdsbesparing: geen getal, omdat de bronnen geen getal noemen.

Bronnen:
- Stappenplan starten als zzp'er in de bouw (Ondernemersplein): https://ondernemersplein.overheid.nl/bedrijf-starten/startsituaties/stappenplan-starten-als-zzper-in-de-bouw/

Let op:
Het bedrag per kilometer en de grens van 500 privékilometers staan op de geciteerde pagina en kunnen wijzigen. Dit is geen fiscaal advies. Btw op brandstof en bijtelling zijn andere vragen; ze staan op dezelfde pagina en horen niet automatisch in deze kilometerlijst.

Vraag: Is elke kilometer van de werkbus zakelijk?
Antwoord: Nee. Ondernemersplein koppelt de werkbus in het stappenplan voor zzp in de bouw aan een ritlijst. Het bedrag per kilometer en de grens van 500 privékilometers staan op die pagina en kunnen wijzigen. Woon-werk en zakelijke ritten houd je uit elkaar.

Vraag: Zet je brandstof-btw en bijtelling in dezelfde lijst?
Antwoord: Nee. Die vragen staan op dezelfde bronpagina en horen niet automatisch in deze kilometerlijst. De lijst onderbouwt de ritten. Het bedrag per kilometer neem je over van de bron, niet uit een oud briefje.