Voor zzp'ers · Factureren · Alle zzp'ers
Facturen automatisch versturen, na jouw controle
Van geaccepteerde offerte naar een factuur met de gegevens die de Belastingdienst noemt, en een nummer dat één keer voorkomt.
Facturen automatisch versturen betekent hier een sjabloon dat de factuurgegevens van de Belastingdienst klaarzet. Jij controleert nummer, bedrag en btw-tarief en verstuurt zelf.
Bijgewerkt op .
Meer in Facturen automatisch versturen. Zie ook Betalingsherinnering automatisch sturen. De gids hoort bij het AI Admin Starterpakket.
Probleem
De Belastingdienst schrijft voor welke gegevens op een factuur staan als je verplicht bent te factureren. Daarbij horen je naam en die van de afnemer, de volledige adressen, je btw-identificatienummer, je KVK-nummer als je ingeschreven staat, de factuurdatum, een factuurnummer dat één keer voorkomt, wat je leverde en in welke omvang, de leverdatum of de datum van een vooruitbetaling, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Ondernemersplein voegt toe dat je facturen opeenvolgend nummert en de factuur uiterlijk stuurt op de 15e dag van de maand na de maand van levering. KVK schrijft dat de hoogte van de factuur geen verrassing hoort te zijn als er eerst een offerte was, en dat de kans dat een klant vergeet te betalen groter wordt naarmate je langer wacht met factureren.
Oplossing
Na akkoord op de offerte maak je de factuur vanuit die afspraken. Een factuurprogramma geeft het volgende nummer in de reeks. Een checklist naast het scherm loopt de punten van de Belastingdienst langs. Jij controleert tarief en bedrag en verstuurt zelf. KVK merkt op dat een vaste opmaak je later tijd scheelt; die pagina noemt daar geen aantal uren bij, dus deze use case ook niet. De factuur bewaar je in de vorm waarin je hem verstuurde.
Aanpak
- Start vanuit de geaccepteerde offerte, zodat omschrijving en prijs overeenkomen met wat je afsprak.
- Laat het programma het volgende factuurnummer kiezen. Ondernemersplein schrijft dat je een slecht genummerde factuur herstelt, omdat je klant anders geen recht heeft op aftrek van btw.
- Loop de factuureisen van de Belastingdienst na. Bij een factuur van € 100 of lager inclusief btw gelden soms minder gegevens; bij zaken met het buitenland juist meer. Dat staat op dezelfde pagina.
- Zet de betaaltermijn op de factuur, dezelfde als in je offerte en je voorwaarden. Dat adviseert KVK.
- Verstuur uiterlijk op de 15e van de maand na levering. KVK raadt aan nog sneller te sturen, direct na het werk.
Tools
Jortt schrijft dat facturen maken en versturen in Starter onbeperkt gratis is, ook via Peppol, met een maximum van 10 facturen per uur. Een betaallink via iDEAL of Wero kost volgens die pagina in Starter 60 cent exclusief btw per geslaagde betaling, bovenop de kosten van Mollie. De QR-code kost niets. Boekhouding zit niet in Starter.
De pagina van de Belastingdienst is de checklist. Leg haar naast elke nieuwe factuur tot de punten in je sjabloon staan.
Bronnen
- Aan welke eisen moeten facturen voldoen voor uw btw-administratie? (opent op een externe site)
- Facturen maken en sturen (opent op een externe site)
- Een factuur maken in 4 stappen (opent op een externe site)
Vragen
Wat moet er op een factuur van een zzp'er staan?
De Belastingdienst noemt onder meer je btw-identificatienummer, kvk-nummer, factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, de afnemer, wat je levert, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.
Mag een tool de factuur zelf de deur uit doen?
Op deze site niet als laatste stap. Een sjabloon of boekhoudpakket zet de verplichte regels klaar. Jij controleert nummer, bedrag en tarief vóór verzending. De Belastingdienst waarschuwt dat een foute of ontbrekende factuur kan leiden tot een boete.